Procès-verbal de AGA 2019

Association de Soccer de Dorval

Procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle (AGA) - 25 novembre 2019

Présences : Voir formulaire des présences en pièce jointe

 

  1. Ouverture de l’AGA

La réunion débute à 20 h07. Tout le monde a été accueilli suite à leur enregistrement pour signifier les présences. La documentation a été remise et les remerciements applicables ont été prononcés.

 

  1. Vérification du Quorum

92 membres présents en plus de 6 directeurs de l’Association.

 

  1. Nomination du président et de la secrétaire de l’AGA

Ernesto Lannuccilli préside la réunion. Jennifer MacGregor agit à titre de secrétaire.

 

  1. Adoption de l’ordre du jour

Une demande a été faite pour déplacer la période de questions avant l’élection des Directeurs. Le point a été déplacé de 11 à 7.1 sur l’ordre du jour. À la suite de ce changement, l’ordre du jour a été approuvé par Ross McKay et appuyé par Elio Perrazzino.

 

  • Avant l’adoption du procès-verbal de l’AGA 2018, M. Marc Drolet, représentant la ville, tient un discours. Il débute en spécifiant que, normalement, ni lui ni le maire de la ville n’assistaient à cette réunion. Cette année, une situation préoccupante perdure et c’est la raison de leur présence. M. Drolet poursuit en mentionnant qu’une communication avait été envoyée le vendredi 22 novembre 2019 concernant une erreur dans les règlements administratifs :
  • En 2006, une proposition avait été approuvée pour le changement concernant la durée du mandat (un an à deux ans) pour les postes de président et de secrétaire. De plus, un vote avait été accepté indiquant que le président devait précédemment faire partie du Conseil des directeurs.
    • Cette clause est demeurée dans la version 2008 des règlements administratifs.
    • En 2010, les règlements administratifs ont été traduits et cette clause a été oubliée.

 

La ville a consulté un avocat avec l’intention de régler ce différend. De plus, une décision a été prise concernant la nomination par élection du président : cette élection n’aura pas lieu durant cette assemblée. 

Beaucoup de questions ont été posée par les personnes du public. M. Drolet a réitéré le fait que les autres membres du Comité des directeurs seront élus, mais pas le président.

Les questions ont continué et Marc Drolet fut obligé d’expliquer qu’un président par intérim peut être élu, une fois que le nouveau comité sera formé. De plus, quelqu’un qui n’a pas appliqué pour un poste peut soumettre sa candidature lors de la première réunion du nouveau comité. Cette réunion doit avoir lieu après la présente AGA. La question fut posée à savoir si le Président par intérim doit provenir du comité existant. La réponse donnée fut que le nouveau comité peut voter pour n’importe quel membre. Une assemblée générale spéciale aura donc lieu ultérieurement pour ratifier le tout.

 

  1. Approbation du procès-verbal de l’AGA 2018

Les participants se sont faits demander de revoir le procès-verbal de l’AGA 2018 et furent avisés que seules les personnes présentes à cette réunion peuvent l’accepter. Brian Ridgway a mentionné que l’item numéro 7 de l’agenda 2018 indiquait que les profits et les pertes seraient distribués et que cette clause devrait clarifier le budget. De plus, la note « Michelle Secondi a été nommée en tant que V-P Inter-Cité » devrait être ajoutée sous la rubrique applicable. Le procès-verbal a été modifié. La version modifiée a été acceptée par Brian Ridgway et appuyé par Eric Coloccia.

 

 

  1. Rapports annuels

 

  • Rapport du Président

Ernesto se présente. Il mentionne que l’année 2019 fut la plus difficile parmi toutes celles où il a été impliqué dans l’ASD. La diminution du nombre d’inscriptions des joueurs a été le défi principal. Cette situation eu un gros impact sur le budget. Le rapport du trésorier abordera ce point. Ernesto démontre sa gratitude vis-à-vis la grande quantité de personnes qui se portent volontaires et espère que le club pourra aller de l’avant.

 

Ernesto présente ensuite les membres du comité.

 

Des volontaires sont nécessaires pour le maintien de l’offre des programmes. Certains postes sur le comité sont vacants et les membres existants ont besoin d’aide pour accomplir les tâches.

 

  • Rapport du VP - Ligues Récréatives

 

  • Développement (U4 à U9)

Jay Bouvier se présente et mentionne qu’il est en poste depuis l’an dernier. Il a l’impression que l’année fut un succès. Le manque d’entraîneurs est, d’après lui, le défi principal qu’il a eu à relever. Il mentionne qu’il ne sera pas de retour en tant que directeur.

 

  • Récréatif (U10 à U18)

En l’absence de Ronald Bush, Ernesto lit son rapport :

Traduction libre : « Cette année a été difficile pour la division garçons U10. Les équipes de Dorval ont été complètement dominées par celles de Lachine. Quelques parents de Dorval ont suggéré que les équipes de Lachine semblent pratiquer plus souvent et aimeraient que ça soit le cas pour celles de Dorval aussi. J’ai dû leur expliquer que la décision concernant la fréquence des pratiques revient aux entraîneurs et que ceux-ci sont bénévoles. J’ai demandé de l’aide à l’équipe technique à plusieurs occasions pour assister nos entraîneurs. Au début, l’équipe technique ne semblait pas vouloir nous donner du soutien, mais nous avons réalisé, par la suite, qu’ils étaient trop occupés à diriger des équipes compétitives et qu’ils n’avaient pas de temps libre pour supporter les demandes. Cette situation s’est aussi étendue jusqu’à l’équipe filles U12, qui ont aussi connu une saison difficile. Je vais rencontrer les employés du groupe technique afin de remédier à la situation pour la prochaine saison.

 

L’équipe masculine U12, qui participait à la plus grande ligue récréative locale (14 équipes), a connu une saison avec des hauts et des bas, mais a tout de même terminé au 2e rang du classement général tout en gagnant la médaille  d’argent.

 

L’équipe féminine U17 a connu une autre saison remplie de succès en plus de belles prestations lors des différents tournois auxquels elle a participé. Par contre, lors des séries, l’équipe n’a pas été en mesure  de traverser la ronde de qualification. Celle-ci a connu la meilleure participation depuis des années pour la quantité de joueuses avec 25.

 

J’ai débuté des discussions avec mon homologue de Lachine pour trouver une solution concernant la situation de la division U10, mais cette discussion fut arrêtée jusqu’à notre AGA. La discussion devrait recommencer au début de la prochaine année.

 

La quantité des inscriptions des membres qui diminue et la difficulté à trouver des entraîneurs furent de gros défis. Nous n’avons pas eu le choix de diriger certains joueurs vers d’autres clubs. »

  • Rapport du Directeur Technique

 

Paul Callou se présente et mentionne qu’il est le directeur technique du Club de Soccer de Dorval depuis 2 ans. Il décrit son expérience avec Dorval, incluant le programme de 3 ans Vision 2020. Il nomme sa philosophie « Focus Athlète Orientation Famille ». Il mentionne que Dorval est un petit club avec un grand cœur.

 

Une académie de gardien a été mise en place. Des tentatives pour trouver plus d’entraineuses ont été faites et l’équipe technique veut s’assurer de donner l’encadrement et le soutien nécessaire.

 

Il fait la présentation d’un document expliquant les différents points du programme.

  • Recrutement
  • Observation
  • Envergure du Club
  • Meilleures pratiques

 

Une question du public demande pourquoi les frais de l’équipe technique sont aussi élevés cette année. Maya explique qu’il y avait plus de demandes cette année concernant l’ajout d’entraîneurs d’expérience, donc une présence accrue du personnel.

 

Paul explique que l’équipe technique est restée disponible toute la saison pour aider les équipes qui en ont fait la demande. Il mentionne qu’il y a eu un manque d’engagement de la part de plusieurs joueurs. Il mentionne aussi que certaines équipes ont dû être dissoutes et que celles-ci ne se recréeront probablement pas.

 

Paul avise les personnes présentes qu’il ne sera pas de retour en tant que directeur technique et offre ses vœux les plus sincères.

 

  1. Rapport du Trésorier

 

  • Un rapport financier pour 2018-19 ainsi que la projection d’un budget ont été distribués. Maya Spano réitère le défi d’équilibrer un budget malgré la baisse des inscriptions.

 

Maya présente un tableau montrant les taux d’inscriptions des neuf dernières années. Elle mentionne que le comité a beaucoup de bonnes idées, mais un manque flagrant de soutien.

 

Des questions ont été posées en lien avec des éléments spécifiques du budget.

 

Maya explique que le comité a été approché dernièrement par l’Association d’athlétisme de Dorval afin de présenter ses rapports à des fins de vérification. Il y a eu des discussions avec la Ville par le passé concernant le taux d’inscriptions et le maire souhaite voir une hausse des inscriptions.

 

  • L’Association d’athlétisme de Dorval complètera la vérification du budget avant l’adoption du nouveau budget. Ceci se fera lors d’une réunion générale spéciale déterminée par le comité entrant.

 

 

  • Période de questions

 

La mention a été faite que le site internet n’a pas été mis à jour. Une question a demandé à connaitre l’identité de la personne responsable d’indiquer clairement, sur le site internet, les dates des essais lors des débuts de saisons. Ernesto répond que c’est la responsabilité de l’administrateur du Club.

 

Est-ce qu’il y a des restrictions concernant les commandites pour le Club? Ce qu’il nous faut est une personne qui possède de l’expérience en marketing/vente pour soutenir les inscriptions générales. Les inscriptions des commanditaires sur les chandails doivent être « de bon goût » et exclure les compagnies d’alcools et de cigarettes.

 

Des questions portant sur les licences ont été soulevées. Le club est présentement en retard pour l’application de certaines licences avec l’Association canadienne de soccer. M. Tissot, de l’Association de soccer du Lac Saint-Louis, explique les règlements de l’ACS.

 

  1. Drolet prend ensuite la parole pour proposer aux participants de rester afin de voter la composition du comité.

 

Une proposition a été faite par Ernesto de créer le poste de président sortant, pour un terme d’une année. Cette proposition a été approuvée par Mara Welch et appuyée par Charles Taite.

 

  • Nominations et Élections

 

Jim Kinnear remercie le comité existant de la part de la ville de Dorval. Il mentionne que deux postes, votés aux deux ans, ne sont pas inclus dans la réélection, soit le poste de trésorier (Maya Spano) et de VP Sénior (Anthony Torchia). Il réitère le fait que le poste de président ne sera pas voté ce soir et que le poste de secrétaire demeure libre.

 

  • Vice-président Inter-Cité (exécutif – poste votant – terme de deux ans)

Thomas Cipriani est proclamé VP Inter-Cité – accepté

 

  • Vice-président Développement U4 à U9 (exécutif – poste votant – terme d’un an)

Andrew Phan est proclamé VP Développement – accepté

 

  • Vice-président Récréatif U10 à U18 (exécutif – poste votant – terme d’un an)

Ronald Bush est proclamé VP Récréatif – accepté

 

  • Arbitre-en-chef (exécutif – poste votant – terme d’un an)

Frank Benhaim est nommé Arbitre-en-chef – accepté

 

  • Directrice équipement (exécutif – poste votant – terme d’un an)

Marfisa Defrancesco est nommée Directrice équipement – accepté

 

  • Membre général (exécutif – poste votant – terme d’un an)

Donny Mellozi est nommé Membre Général – accepté

 

  • Poste non votant – Steve Rees est nommé.

 

  1. Élection des membres

Aucune élection n’a été tenue cette année, car tous les postes ont été comblés.

 

  1. Présentation des nouveaux membres du comité

Après les nominations, Jim Kinnear mentionne la possibilité d’avoir jusqu’à 18 directeurs sur le comité, incluant les 10 postes votants. Il suggère que des membres désirant se joindre au comité à la suite de la réunion AGA en discutent avec les directeurs du comité ou soumettent leur candidature à info@dorvalsoccer.com. Il mentionne qu’il y a plusieurs façons d’aider, incluant la gestion du site web, l’équipement, la traduction, etc.

 

  1. Levée de la réunion

La levée de la réunion de l’AGA se fait à 22 :45, avec une motion proposée par Charles Taite et appuyée par Mara Welch.

 

Jennifer MacGregor, Secrétaire

Traduction : Patrick Walsh

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